Tagebuch eines Treffens - Von der Idee bis zur Durchführung

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Tagebuch eines Treffens - Von der Idee bis zur Durchführung

Beitrag von Jugger64 »

Hallo zusammen,

hier möchten wir unsere Erfahrungen mit der Organisation eines Forums-Treffens an euch weiter geben.

Begonnen hat alles Ende Oktober 2009, in der Shoutbox des Forums, mit dem Satz von mir, „Wenn wir uns mal treffen wollen, dann müssen wir wohl ein eigenes Treffen organisieren.“. Die Antwort von Klaus lautete, „Sag wo ich wann hinkommen soll.“.
Aus dieser scherzhaften Bemerkung entwickelte sich dann die Idee, es nicht bei dem Scherz zu belassen, sondern es wirklich in die Tat umzusetzen. Alle weiteren Aktionen liefen ab diesem Zeitpunkt, unter dem Arbeitstitel „Ende-Mai-Treffen“.

Zuerst musste ein Termin gefunden werden. Das war relativ einfach, weil Klaus Ende Mai, in den Pfingstferien in Baden-Württemberg, mit seiner Familie sowieso im Westerwald im Urlaub sein wollte und ein Treffen dann dort ran hängen konnte.
Der Westerwald bot sich auch als Zielgegend zwischen Ruhrgebiet und dem Großraum Stuttgart an. Schnell waren einige viel versprechende Plätze gefunden. Informationen wurden über die Webseiten der Betreiber, Google-Maps und GoogleEarth eingeholt. Jedoch hat der Westerwald einen gewissen Ruf ein Regenloch zu sein, so dass Klaus dann auf die Idee kam an der Nahe, in der Gegend um Bad Kreuznach, zu suchen. Ach hier hielt das Internet etliche geeignete Orte bereit.

Nachdem zwei Campingplätze ins Auge gefasst worden sind, mussten sie nun auch mal besichtigt werden. Das konnte Klaus glücklicherweise mit beruflichen Fahrten kombinieren und schon Anfang Dezember wurde der erste Platz begutachtet. Dieser konnte jedoch nicht überzeugen, so dass ein weiterer Platz in den Fokus gerückt wurde. Auch hier war es Klaus möglich sich einen ersten Eindruck in Kombination mit einer beruflichen Fahrt zu verschaffen. Nachdem es dort erst mal gut aussah, soweit er das beurteilen konnte, weil Schnee lag und es schon nach Einbruch der Dunkelheit geworden war, kam dann zunächst Weihnachten dazwischen.

Parallel dazu hat Klaus sich nach Freizeitangeboten in der Region umgeschaut und einige interessante Sachen aufgelistet. Ich habe dann noch in meinen Erinnerungen aus einem vergangenen Kurzurlaub im Hunsrück gekramt und der Liste weitere Möglichkeiten beigesteuert. Damit war dann auch der Grundstein für gemeinsame Unternehmungen beim Treffen gelegt.

Das Kind musste natürlich auch einen griffigen Namen haben. Seit die Nahe als Region für das Treffen feststand, grübelten wir über einen Namen für das Treffen nach, der den Arbeitstitel ablösen sollte. Aus einer Liste, die bei einem Brainstorming erstellt wurde, kristallisierte sich einstimmig „Nahe am Sommer“ als Wortspiel mit der Nahe und dem bevorstehenden Sommer, aus den vielen Vorschlägen, heraus.

In der Zwischenzeit wurde auch eine Checkliste erstellt, um keinen Punkt zu vergessen, der im Gespräch mit den Campingplatzbetreibern geklärt werden musste. Nachdem diese dann auch von einem organisationserfahrenen Forumskollegen, Udo (CT7 Fan), gegen gelesen und ergänzt war, haben wir sie als vollständig definiert.

Während Daisy über Deutschland tobte fuhr Klaus dann zu dem Termin mit Frau Sponheimer, der Betreiberin des ausgewählten Campingplatzes, der Nahemühle in Monzingen. Angenehmerweise wurde man sich schnell mit Frau Sponheimer über alle Punkte auf der Checkliste und den Pauschalpreis pro Gespann einig.

Nachdem nun alles organisatorisch unter Dach und Fach war, konnten wir beginnen an die Öffentlichkeit zu gehen. Den Entwurf für die Bekanntmachung im Forum hatte ich schon im Vorfeld erstellt. Kurzerhand wurde er mit den entsprechenden Daten gefüllt, nochmals abgestimmt und ins Forum eingestellt. Dann begann das Warten auf die ersten Anmeldungen.

Langsam aber sicher trudelten, nach ein paar Wochen, die ersten Anmeldungen ein und wurden zeitnah in die Teilnehmerliste eingetragen. Kurz vor dem Treffen zählte „Nahe am Sommer“ fünfzehn Gespanne. Leider gab es dann doch noch drei Abmeldungen.
Letztendlich fanden dann elf angemeldete und drei forumsfremde Gespanne den Weg nach Monzingen.

Ein bebilderter Bericht über den Ablauf des Treffens wurde natürlich auch verfasst.

Wir hoffen, dass unsere Beschreibung des organisatorischen Ablaufes anderen, die sich mit ähnlichen Plänen tragen, helfen kann. Auch unsere Checkliste ist im Downloadbereich des Klappcaravanforum zu finden.

Viele Grüße
Klaus und Norbert
Zuletzt geändert von Jugger64 am 14.08.2010 13:29, insgesamt 2-mal geändert.
Urlaub außerhalb Frankreichs ist zwar möglich, aber vollkommen sinnlos!
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Checkliste

Beitrag von Jugger64 »

Checkliste für die Organisation eines Forumstreffens
Getestet bei der Organisation von „Nahe am Sommer“ - einem Treffen Ende Mai 2010 an der Nahe
Im Vorfeld einen Termin mit einem Verantwortlichen des ausgewählten Campingplatzes für eine Begehung des Platzes vereinbaren.
Checkliste:
  • Zufahrt anschauen, ist sie versteckt, Möglichkeiten eine Beschilderung prüfen
  • Verfügung stehendes Gelände begutachten
  • Kapazität abschätzen
  • Zusatzkapazitäten für den Fall einer unerwartet hohen Teilnehmerzahl erfragen
  • Sanitäranlagen inspizieren
  • Spielmöglichkeiten für Kinder inspizieren
  • Lagerfeuerplatz vorhanden?
  • Ggf. Feuerholzlieferung möglich?
  • Gemeinschaftsraum für schlechtes Wetter vorhanden?
  • Frühstücksservice? (Brötchen, Brot am Platz)
  • Einkaufsmöglichkeiten in der Umgebung sichten, bzw. erfragen
  • Klären ob Haustiere (Hunde) erlaubt sind
  • Späte Abreise (Nachmittag) vereinbaren
  • Ausflugsziele für Gruppen oder auch für Familien erkunden, bzw. erfragen
  • Bademöglichkeiten vorhanden?
Preisverhandlungen:
  • angestrebter Preis 15 € pro Gespann incl. Camper, Kinder, Hunde und Strom
  • ggf. Staffelung in Abhängigkeit zur Anzahl der Teilnehmer
  • Zusatzkosten wie Dusch- oder Spülmünzen klären
  • Abrechnungsmodalitäten klären (möglich wären, wir kassieren und der CP bekommt den Gesamtbetrag von uns oder jeder rechnet mit dem Platz getrennt ab)
  • Möglichkeiten für einzelne Gespanne zum gleichen Pauschalpreis vor oder nach dem Treffen ein paar Tage dran zu hängen besprechen
Anmerkungen:
  • keine Anzahl von Teilnehmern planen, sondern abhängig vom zur Verfügung stehenden Platz die maximale Teilnehmerzahl abschätzen
  • Preis, wenn möglich, unabhängig von der Teilnehmerzahl vereinbaren
  • Feuerholzlieferung wäre verzichtbar, dann müsste jeder Teilnehmer einen Sack voll mitbringen oder die Beschaffung von Holz vor Ort organisiert werden
Copyright by Klaus und Norbert
Zuletzt geändert von Jugger64 am 10.07.2010 10:24, insgesamt 1-mal geändert.
Urlaub außerhalb Frankreichs ist zwar möglich, aber vollkommen sinnlos!
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